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Le principe du shareware est assez simple. L'utilisateur se procure une version appelée shareware d'un logiciel (version de test) auprès d'un distributeur spécialisé (30 F maximum la disquette, au-delà, on se rapproche davantage d'un autre concept, plus communément appelé "l'arnaque") et teste le logiciel pendant une période approximative d'un mois.

Si le logiciel correspond à ses besoins, et s'il souhaite l'utiliser régulièrement , il s'enregistre auprès de l'auteur, en lui achetant la version complète.

Le fait de s'enregistrer pour un logiciel shareware permet souvent de bénéficier d'avantages important, par exemple :

- Réception d'une version comportant des options supplémentaires
- Manuel imprimé ou électronique (Fichiers d'aide ...)
- Informations et remises sur les prochaines versions
- Support technique (Souvent par téléphone)
- Etc.

Avantages pour l'utilisateur :
- Il peut tester tranquillement le logiciel avant de l'acheter, donc aucune chance d'être déçu sur son achat.
- Il bénéficie de prix très inférieurs par rapport aux logiciels du commerce.
- Il peut communiquer facilement avec l'auteur pour un support technique efficace.

Avantages pour le distributeur :
- Il reçoit directement les logiciels de la part des auteurs, et peut les copier et les vendre à l'infini, sans rien payer aux auteurs.

Avantages pour l'auteur :
- Il n'a pas besoin de disposer d'un budget promotionnel important pour diffuser ses créations, ces frais étant pris en charge par le distributeur, qui assure la promotion et la diffusion du logiciel.

- Il est clair que ce système peut être qualifié d'idéal. La transparence est totale. Aucun autre secteur d'activité ne dispose d'un système aussi avantageux pour toutes les parties. Voilà pourquoi, pour passer de la théorie à la pratique, chacun des acteurs (auteurs, distributeurs et utilisateurs) doivent "servir" le mieux possible ce système, sinon il finit par ne contenter personne.

- Il est facile pour un utilisateur d'utiliser un logiciel shareware plusieurs années sans le payer . Il tourne ainsi le système du shareware è son profit , et contribue à casser les vertus du système.

- Il est facile pour un distributeur de faire croire qu'il vend des logiciels à des prix "étonnants" sans mentionner que l'utilisateur n'achète que le droit d'utiliser le logiciel à des fins de test. Un tel distributeur tourne également le système du shareware à son profit, et contribue à casser les vertus du système.

- Et il est également facile pour un auteur de tourner le shareware à son profit, en diffusant des versions très limitées qu'il se permet d'appeler "shareware", en salissant de l'image du système au détriment de ceux qui s'efforcent à la rehausser.

FREEWARE :
En ce qui concerne le freeware, sachez que ce type de  logiciel peut être échangé et copié librement par tous. Effectivement, l'auteur ne soumet pas l'utilisation de son logiciel au paiement d'une licence. Ce sont donc des logiciels gratuits.

Un logiciel distribué en freeware n'est pas forcement dans le domaine public, comme pourrait le croire certaines personnes. Pour qu'un logiciel soit dans le domaine public il faut que l'auteur abandonne tous ses droits, c'est à dire son copyright. Effectivement un auteur peut distribuer son logiciel en freeware et conserver ses droits. Il pourra donc, par exemple, retirer son logiciel de la circulation à tous moments, ou décider de le diffuser en shareware ou commercialement.

SHAREWARE :
Pour le shareware (to share = partager), cela se complique déjà un peu plus. L'on peut traduire le shareware par le concept du libre essai. L'auteur donne la possibilité d'essayer son logiciel pendant une période donnée. Il y a alors un contrat moral stipulant que vous vous acquitterez du prix de la licence si vous en êtes satisfait et désirez l'acquérir à la fin de la période dite d'évaluation. Au dela de la période d'évaluation donnée par l'auteur, souvent un mois, si vous ne désirez pas acheter le logiciel vous avez l'obligation de désinstaller le logiciel et de ne plus l'utiliser. Bien souvent, le paiement de la licence offre beaucoup d'avantages à l'utilisateur. En fait, un shareware est un logiciel commercial dont la distribution est particulière.

Aux Etats Unis, certains éditeurs vivent essentiellement grâce au shareware. Il est vrai qu'il existe un marché beaucoup plus important qu'en France, et que le nombre de micros par foyer y est lui aussi bien plus important. Il est vrai encore que les acheteurs y respectent assez bien le principe du shareware.
Depuis quelques années le shareware s'est développé en France et permet à quelques auteurs et société d'en vivre.

L'on trouve aussi les termes suivants pour désigner les logiciels sharewares :

- le libre essai
- le partagiciel
- les logiciels contributifs
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